Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Tapaturmavakuutuskeskuksessa
Alle on koottu henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia kysymyksiä sekä vastauksia niihin.
1. Minkä perusteen nojalla ja missä tarkoituksessa TVK käsittelee henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja, kun hoidamme tehtäviä, jotka Tapaturmavakuutuskeskukselle on säädetty työtapaturma- ja ammattitautilaissa. Näitä tehtäviä ovat muun muassa
- korvauskäsittely
- vakuuttamisvelvollisuuden valvonta
- työtapaturma- ja ammattitautirekisterin ylläpitäminen
- työpaikkaonnettomuuksien tutkinta
- tapaturma-asiain korvauslautakunnan lausuntojen antaminen vakuutuslaitoksille.
Työtapaturma- ja ammattitautirekisterin tietojen avulla laaditaan tilastoja sekä tehdään erilaisia selvityksiä ja tutkimuksia.
Henkilötietoja käsitellään myös silloin, kun kyse on Tapaturmavakuutuskeskuksen hallinnosta ja yhteydenpidosta asiakkaisiin. Nämä tiedot ovat yhteystietoja, usein nimiä ja sähköpostiosoitteita.
2. Mitä henkilötietoja TVK käsittelee?
Henkilötiedot, joita käsittelemme, kuuluvat seuraaviin ryhmiin
- henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät henkilötiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
- yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- korvausasian käsittelyssä tarvittavat työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palkkatiedot, ja terveydentilatiedot, kuten lääkärinlausunnot ja lääkärin tekemät sairauskertomusmerkinnät
- tilastointia ja tutkimuksia varten tarvittavat tiedot työtapaturmista ja ammattitaudeista ja niistä maksetuista korvauksista.
Käsittelemme vain kunkin tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja.
3. Mistä TVK saa henkilötietoja?
Saamme henkilötietoja suoraan sinulta, kun haet korvausta Tapaturmavakuutuskeskuksesta. Työtapaturma- ja ammattitautirekisteriin tietoja saadaan vakuutuslaitoksilta.
Lisäksi saamme tietoja viranomaisilta, kuten Eläketurvakeskukselta ja Verohallinnolta. Osoitepäivityksiin saamme tietoja myös esimerkiksi Väestörekisterikeskukselta.
Terveydentilatietoja saamme hoitolaitoksista, joissa sinua on hoidettu. Työsuhteisiin liittyviä tietoja saamme suoraan työnantajiltasi.
4. Kuinka kauan TVK säilyttää henkilötietoja?
Työtapaturma- ja ammattitautilaissa on säädetty asiakirjojen säilytysajoista. Esimerkiksi korvauskäsittelyn tiedot säilytetään 100 vuoden ajan siitä, kun korvausasia on tullut vireille. Silloin kun henkilötietojen säilytysaikaa ei ole säädetty laissa, säilytämme tiedot vain niin kauan, kuin niiden käyttötarkoitus sitä vaatii.
5. Kenelle TVK luovuttaa henkilötietoja?
Luovutamme henkilötietoja vain silloin, kun luovuttaminen perustuu suostumukseen tai lainsäännökseen.
Luovutamme tietoja tarvittaessa muun muassa Verohallinnolle, Kansaneläkelaitokselle, työeläkelaitokselle, Eläketurvakeskukselle, työttömyyskassalle, liikenne- tai vastuuvakuutusyhtiölle ja ulosottoviranomaiselle.
Lisäksi luovutamme tietoja työtapaturmalainsäädännön mukaisille muutoksenhakuelimille sekä tapaturma-asiain korvauslautakunnalle. Kuntoutustoimeksiannon yhteydessä luovutetaan tietoja kuntoutuksen palveluntuottajalle.
6. Siirtäänkö TVK henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella?
Emme siirrä henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä niitä käsitellä tämän alueen ulkopuolella.
7. Tekeekö TVK henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?
Emme käytä hallussamme olevia henkilötietoja profilointiin. Tapaturmavakuutuskeskuksessa ei myöskään tehdä automatisoituja päätöksiä.
8. Miten TVK käsittee henkilötietoja?
Kun käsittelemme henkilötietoja, noudatamme lainsäädäntöä, tietosuojaviranomaisten ohjeita ja hyvää tiedonkäsittelytapaa. Henkilötietojen huolellinen ja varovainen käsittely on meille tärkeää.
Varmistamme aina, että henkilötietojen käsittelylle on laissa säädetty oikeusperuste.
Henkilökohtaisten käyttäjätunnuksien ja salasanojen avulla valvomme, että henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut. Kukin henkilö saa käsitellä vain niitä tietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
Henkilötiedot ovat salassapidettäviä, ja niitä käsittelevät työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.
Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöämme ja laadimme ohjeistusta. Puutumme väärinkäytöksiin välittömästi.
Sähköiset henkilötiedot on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuureilla. Emme lähetä henkilötietoja suojaamattomassa sähköpostissa. Paperille tulostettuja henkilötietoja säilytämme lukituissa tiloissa.
Myös silloin, kun käytämme alihankkijoita, vastaamme henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Alihankkijat voivat käsitellä tietojasi vain antamiemme ohjeiden mukaisesti. Heillä ei ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa, kuten suoramarkkinointiin. Varmistamme alihankkijoiden kanssa tehtävillä sopimuksilla, että henkilötietoja käsitellään aina huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.
9. Miten saan lisätietoja TVK:n henkilötietojen käsittelystä? Mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia minulla on ja miten voin käyttää niitä?
EU:n tietosuoja-asetus määrittelee, mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia rekisteröidyllä on. Nämä oikeudet riippuvat siitä, missä tarkoituksessa henkilötietoja kulloinkin käsitellään. Lähes aina henkilöllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen tietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada virheellinen tai puutteellinen tieto oikaistuksi. Sen sijaan silloin kun henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, henkilöllä ei ole oikeutta vastustaa niiden käsittelyä tai vaatia tietojensa poistamista, eikä myöskään oikeutta saada niitä siirretyksi sähköisesti toiseen järjestelmään.
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojasta tai siitä, miten Tapaturmavakuutuskeskus käsittelee henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostiviesti osoitteeseen tietosuoja.tvk@tvk.fi. Tietosuojavastaavamme käsittelee viestisi ja vastaa siihen.
Tietosuojavaltuutettu julkaisee kotisivuillaan ohjeita ja tietoa henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojavaltuutettuun voi olla myös yhteydessä, jos epäilee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.